Privacy
Introduction
La commune de Berchem-Sainte-Agathe accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel. Nous nous engageons à traiter vos données de manière transparente, conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation belge applicable.
Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos missions et services.
En tant qu’administration publique, la commune de Berchem-Sainte-Agathe traite vos données personnelles principalement sur la base d’obligations légales dans le cadre de ses missions d’intérêt public. Dans certains cas, nous pouvons également traiter vos données sur la base de votre consentement ou dans le cadre d’une relation contractuelle.
Responsable de traitement :
Commune de Berchem-Sainte-Agathe
Avenue du Roi Albert 33
1082 Berchem-Sainte-Agathe
Tél : 02/464.04.11
info@berchem.brussels
Délégué à la Protection des Données (DPO) :
Vous pouvez contacter notre DPO pour toute question relative à la protection de vos données :
E-mail : dpo@berchem.brussels
Courrier : DPO, Commune de Berchem-Sainte-Agathe, Avenue du Roi Albert 33, 1082 Berchem-Sainte-Agathe
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d’accès : Vous pouvez demander quelles données nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de données inexactes vous concernant.
- Droit à l’effacement : Dans certains cas, vous pouvez demander la suppression de vos données.
- Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander de restreindre l’utilisation de vos données.
- Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données dans certaines situations.
- Droit à la portabilité : Vous pouvez demander de récupérer vos données dans un format structuré pour les transmettre à un tiers.
Note importante : Dans le cadre des traitements basés sur une obligation légale ou une mission d’intérêt public, certains de ces droits peuvent être limités. Par exemple, vous ne pouvez pas demander l’effacement de données que nous sommes légalement tenus de conserver. Ces limitations seront toujours motivées et expliquées dans notre réponse à votre demande.
Pour exercer ces droits, contactez notre DPO aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Nous répondrons à votre demande dans un délai d’un mois, sauf si la complexité de la demande justifie une prolongation de ce délai.
Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (www.autoriteprotectiondonnees.be).
Pour chaque traitement, nous indiquons la base légale selon les articles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
- Art. 6.1.f : Traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement
- Art. 6.1.a : Traitement basé sur votre consentement
- Art. 6.1.b : Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat
- Art. 6.1.c : Traitement nécessaire au respect d’une obligation légale
- Art. 6.1.e : Traitement nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public
Registre national et registre des étrangers
Finalités : Gestion des inscriptions au registre de la population et des étrangers, délivrance de documents d’identité, certificats et extraits.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population et aux cartes d’identité, loi du 15 décembre 1980 sur l’accès au territoire).
Catégories de données : Données d’identification, état civil, composition de ménage, nationalité, adresse.
Conservation : Durée indéterminée, conformément aux obligations légales d’archivage.
Destinataires : Services communaux concernés, administrations publiques autorisées par la loi.
Actes d’état civil
Finalités : Rédaction et conservation des actes d’état civil (naissances, mariages, décès, etc.).
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Code civil, livre I, titre II).
Catégories de données : Données d’identification, état civil, liens familiaux.
Conservation : Durée indéterminée, conformément aux obligations légales d’archivage.
Destinataires : Services communaux concernés, administrations publiques autorisées par la loi.
Gestion des passeports et titres de séjour
Finalités : Délivrance et gestion des passeports et titres de séjour.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, législation relative aux documents de voyage).
Catégories de données : Données d’identification, photographie, empreintes digitales, signature.
Conservation : 10 ans à partir de la délivrance du document.
Destinataires : SPF Affaires étrangères, Office des étrangers.
Casier judiciaire communal
Finalités : Gestion des demandes d’extraits de casier judiciaire.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, articles 595 et 596 du Code d’instruction criminelle).
Catégories de données : Données d’identification, informations relatives aux condamnations.
Conservation : Selon les délais légaux applicables au casier judiciaire.
Destinataires : Services communaux concernés, administrations publiques autorisées par la loi.
Finalités : Traitement des demandes de permis d’urbanisme et d’environnement, gestion des infractions urbanistiques.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Code Bruxellois de l’Aménagement du Territoire, Ordonnance du 5 juin 1997 relative aux permis d’environnement).
Catégories de données : Données d’identification, adresse, données cadastrales, plans et documents techniques.
Conservation : Durée indéterminée pour les permis délivrés (archivage légal), 5 ans après clôture du dossier pour les demandes non abouties.
Destinataires : Services communaux concernés, administrations régionales compétentes, commissions de concertation.
Gestion des enquêtes publiques
Finalités : Organisation d’enquêtes publiques liées aux projets urbanistiques.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Code Bruxellois de l’Aménagement du Territoire).
Catégories de données : Nom, adresse, observations formulées.
Conservation : 5 ans après la clôture de l’enquête publique.
Destinataires : Services communaux concernés, administrations régionales, commissions de concertation.
Finalités : Établissement et perception des taxes et redevances communales.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Nouvelle Loi communale, règlements-taxes communaux).
Catégories de données : Données d’identification, adresse, données bancaires, informations relatives à l’assiette fiscale.
Conservation : 7 ans après la clôture de l’exercice fiscal concerné.
Destinataires : Services communaux concernés, huissiers de justice en cas de recouvrement forcé.
Gestion des réclamations fiscales
Finalités : Traitement des réclamations relatives aux taxes communales.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Ordonnance du 3 avril 2014 relative à l’établissement, au recouvrement et au contentieux en matière de taxes communales).
Catégories de données : Données d’identification, motifs de réclamation, pièces justificatives.
Conservation : 7 ans après la décision définitive.
Destinataires : Services communaux concernés, Collège des Bourgmestre et Échevins.
Finalités : Gestion des procédures de sanctions administratives communales.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Loi du 24 juin 2013 relative aux sanctions administratives communales).
Catégories de données : Données d’identification, adresse, données relatives aux infractions constatées.
Conservation : 5 ans à compter de la clôture du dossier.
Destinataires : Fonctionnaire sanctionnateur, services de police, médiateurs.
Gardiens de la paix
Finalités : Missions de sécurité et de prévention dans l’espace public.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Loi du 15 mai 2007 relative à la création de la fonction de gardien de la paix).
Catégories de données : Constatations d’incivilités, rapports d’intervention.
Conservation : 1 an après la clôture du dossier.
Destinataires : Services communaux concernés, services de police le cas échéant.
Caméras de surveillance
Finalités : Surveillance de la voie publique, prévention des incivilités.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Loi du 21 mars 2007 réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance).
Catégories de données : Images de vidéosurveillance.
Conservation : 1 mois, sauf en cas d’incident nécessitant une conservation prolongée.
Destinataires : Services communaux concernés, services de police sur demande.
FFinalités : Gestion des demandes d’aide sociale, organisation d’activités pour seniors.
Base légale : Mission d’intérêt public (Art. 6.1.e du RGPD), consentement de la personne concernée (Art. 6.1.a du RGPD).
Catégories de données : Données d’identification, informations socio-économiques, données de santé.
Conservation : 5 ans après la fin de la relation avec le bénéficiaire.
Destinataires : Services communaux concernés, CPAS, organismes partenaires.
Plan canicule / grand froid
Finalités : Protection des personnes vulnérables lors des périodes de canicule ou de grand froid.
Base légale : Mission d’intérêt public (Art. 6.1.e du RGPD), consentement de la personne concernée (Art. 6.1.a du RGPD).
Catégories de données : Données d’identification, âge, informations sur l’isolement, contact d’urgence.
Conservation : Jusqu’au retrait du consentement ou 2 ans après le dernier contact.
Destinataires : Services communaux concernés, services d’urgence le cas échéant.
Finalités : Gestion des inscriptions scolaires, organisation des activités scolaires et extrascolaires.
Base légale : Mission d’intérêt public (Art. 6.1.e du RGPD), obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, décrets relatifs à l’enseignement).
Catégories de données : Données d’identification des élèves et parents, parcours scolaire.
Conservation : Durée de la scolarité + 5 ans.
Destinataires : Établissements scolaires, autorités compétentes en matière d’enseignement.
Accueil extrascolaire
Finalités : Organisation des activités extrascolaires et garderies.
Base légale : Exécution d’un contrat (Art. 6.1.b du RGPD), consentement des parents (Art. 6.1.a du RGPD).
Catégories de données : Données d’identification, informations médicales pertinentes, personnes autorisées à récupérer l’enfant.
Conservation : Année scolaire en cours + 1 an.
Destinataires : Personnel encadrant, services communaux concernés.
Finalités : Organisation d’événements culturels, gestion des inscriptions aux activités.
Base légale : Exécution d’un contrat (Art. 6.1.b du RGPD), consentement de la personne concernée (Art. 6.1.a du RGPD).
Catégories de données : Données d’identification, centres d’intérêt.
Conservation : 2 ans après le dernier contact.
Destinataires : Services communaux concernés, partenaires culturels.
Bibliothèque communale
Finalités : Gestion des prêts et des inscriptions à la bibliothèque.
Base légale : Exécution d’un contrat (Art. 6.1.b du RGPD), consentement de la personne concernée (Art. 6.1.a du RGPD).
Catégories de données : Données d’identification, historique des prêts.
Conservation : Durée de l’inscription + 1 an après le dernier prêt.
Destinataires : Personnel de la bibliothèque, services communaux concernés.
Newsletter et communication
Finalités : Envoi d’informations communales et de newsletters.
Base légale : Consentement de la personne concernée (Art. 6.1.a du RGPD).
Catégories de données : Adresse e-mail, nom, préférences de communication.
Conservation : Jusqu’au retrait du consentement ou 3 ans après le dernier contact.
Destinataires : Service communication, sous-traitants techniques (plateforme d’envoi).
Gestion du site web communal
Finalités : Fonctionnement et amélioration du site web, statistiques de visite.
Base légale : Intérêt légitime (Art. 6.1.f du RGPD, amélioration des services en ligne) et consentement pour certains cookies (Art. 6.1.a du RGPD).
Catégories de données : Données de connexion, cookies, adresse IP.
Conservation : Variable selon les finalités (voir politique des cookies).
Destinataires : Service informatique, sous-traitants techniques.
Photos et vidéos d’événements
inalités : Documentation et promotion des événements communaux.
Base légale : Intérêt légitime (Art. 6.1.f du RGPD) pour les photos de groupe ou d’ambiance, consentement explicite (Art. 6.1.a du RGPD) pour les portraits individuels.
Catégories de données : Images, vidéos.
Conservation : Archives communales pour les événements d’intérêt historique, 5 ans pour les autres.
Destinataires : Public (publications communales, réseaux sociaux), archives communales.
Note importante : La commune s’engage formellement à ne publier aucun portrait individuel sans avoir préalablement obtenu le consentement explicite de la personne concernée. Les personnes photographiées peuvent à tout moment demander le retrait d’une image les concernant en contactant notre DPO.
La commune de Berchem-Sainte-Agathe met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles, notamment contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.
Parmi ces mesures figurent :
- La sensibilisation et la formation régulière du personnel communal aux bonnes pratiques en matière de protection des données
- La mise en place de procédures de gestion des accès aux données selon le principe du besoin d’en connaître
- La sécurisation des locaux et des systèmes d’information
- La mise en place de procédures d’audit et de contrôle
- L’encadrement des relations avec nos sous-traitants par des clauses contractuelles spécifiques
Notre personnel ayant accès à vos données est tenu par une obligation de confidentialité et est formé aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
Vos données ne sont pas transférées en dehors de l’Espace Économique Européen ou vers des opérateurs extra-européens qui ne font pas l’objet de décisions d’adéquation, sauf obligation légale ou avec votre consentement explicite.
Si un tel transfert devait avoir lieu, nous mettrions en place des garanties appropriées conformément au RGPD pour assurer la protection de vos données, notamment :
- La conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne
- L’adoption de règles d’entreprise contraignantes pour les transferts au sein d’un groupe d’entreprises
- L’adhésion à des codes de conduite ou mécanismes de certification approuvés
- L’obtention de votre consentement explicite après vous avoir informé des risques potentiels
Pour toute question concernant les transferts internationaux de vos données, vous pouvez contacter notre DPO.
Le médiateur bruxellois est une institution indépendante de médiation entre les citoyens et les administrations.
Toute personne intéressée peut, gratuitement, introduire une réclamation, par écrit ou oralement, auprès du médiateur régional (Ombuds Bruxelles) au sujet du fonctionnement de la commune.
Avant de saisir le médiateur, vous devez d’abord prendre contact avec la commune aux fins de tenter d’obtenir satisfaction en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : info@berchem.brussels en précisant qu’il s’agit d’une plainte. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse à votre plainte, il vous reviendra alors de saisir le Médiateur bruxellois.
- par e-mail : plaintes@ombuds.brussels
- online : https://www.ombuds.brussels/fr/obtenir-aide/plainte/formulaire
- +32 2 549 67 00
- par courrier : Ombuds Bruxelles, Place de la Vieille Halle aux Blés 1, 1000 Bruxelles
- ou sur rendez-vous
La réclamation ne peut se rapporter à des faits qui se sont produits plus de trois ans avant l’introduction de la réclamation.
Lorsqu’un recours administratif ou juridictionnel est introduit, le médiateur peut instruire parallèlement la réclamation.
Nous tenons à souligner que le recours au Médiateur bruxellois est complémentaire et ne se substitue pas à votre droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD). Vous pouvez exercer ces deux recours simultanément ou successivement selon la nature de votre préoccupation.
Les informations contenues dans les courriers électroniques (annexes incluses) expédiés par des services communaux sont établies à l’attention exclusive du destinataire et peuvent contenir des informations confidentielles et/ou protégées par le droit d’auteur. Si vous avez reçu un courrier électronique par erreur ou si vous pouvez raisonnablement estimer que le message ne vous est pas destiné, vous êtes prié(e) d’en avertir immédiatement l’expéditeur. En outre, veuillez alors considérer ledit courrier électronique comme nul et non avenu et l’effacer. Toute publication, reproduction, copie, distribution ou autre diffusion ou utilisation par des tiers est interdite sans autorisation expresse de l’expéditeur.
Tout courrier électronique expédié par des services communaux reste informel. Le contenu du message contenu dans le courrier électronique n’engage la Commune de Berchem-Sainte-Agathe que pour autant qu’il soit confirmé par un écrit signé par une personne ayant les pouvoirs d’engager valablement la Commune conformément aux articles 109 et 110 de la Nouvelle Loi Communale ou revêtu de sa signature électronique telle que prévue par la loi du 9 juillet 2001.
La commune de Berchem-Sainte-Agathe met tout en œuvre pour que les fichiers stockés et envoyés à partir de son réseau soient exempts de virus. Toutefois, tant l’auteur de ce message que la Commune ne peuvent, sauf faute lourde ou intentionnelle de leur part, être tenus pour responsable des dommages causés à la suite de virus transmis par le biais de courrier électronique.
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques de traitement ou les évolutions législatives. La version la plus récente est disponible sur notre site web.
Dernière mise à jour : 27/03/2025
Exemple 1: Droit d’accès au registre population
Situation: Vous souhaitez connaître les informations que la commune conserve à votre sujet dans le registre de la population.
Comment exercer ce droit: Envoyez un e-mail à dpo@berchem.brussels en joignant une copie de votre carte d’identité. Précisez votre demande d’accès aux données du registre de la population.
Notre réponse: Dans un délai d’un mois, vous recevrez un document récapitulant les informations vous concernant dans le registre de la population (identité, adresse, état civil, composition de ménage).
Exemple 2: Rectification d’une erreur dans un acte d’état civil
Situation: Vous constatez une erreur dans votre acte de mariage (erreur d’orthographe dans un nom).
Comment exercer ce droit: Adressez-vous au service État civil avec les documents justificatifs (acte original, preuve de l’erreur).
Notre réponse: Le service État civil examinera votre demande et, si l’erreur est avérée, procédera à la rectification de l’acte conformément aux procédures légales. Vous serez informé de la suite donnée à votre demande.
Exemple 3: Opposition à la publication de photos
Situation: Vous apparaissez sur une photo publiée sur le site web communal suite à un événement et vous souhaitez que cette photo soit retirée.
Comment exercer ce droit: Envoyez un e-mail à dpo@berchem.brussels en précisant la photo concernée et en demandant son retrait.
Notre réponse: Nous examinerons votre demande et, sauf intérêt légitime prépondérant, retirerons la photo ou la modifierons pour vous rendre non identifiable.
Exemple 4: Limitation du traitement pour contestation de taxe
Situation: Vous contestez une taxe communale et souhaitez limiter l’utilisation de vos données pendant l’examen de votre réclamation.
Comment exercer ce droit: Avec votre réclamation fiscale, incluez une demande de limitation du traitement de vos données adressée au DPO.
Notre réponse: Nous limiterons le traitement de vos données relatives à cette taxe pendant l’examen de votre réclamation, à l’exception des traitements auxquels vous avez consenti ou nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Exemple 5: Accès aux données de vidéosurveillance
Situation: Vous avez été impliqué dans un incident sur la voie publique et souhaitez accéder aux images de vidéosurveillance.
Comment exercer ce droit: Adressez une demande écrite au DPO en précisant la date, l’heure et le lieu exact de l’incident, ainsi que les raisons pour lesquelles vous souhaitez accéder à ces images.
Notre réponse: Nous examinerons votre demande et, si les images sont disponibles et si votre demande est justifiée, nous vous permettrons de visualiser les séquences vous concernant, dans le respect des droits des tiers.
Exemple 6: Portabilité des données d’inscription aux activités culturelles
Situation: Vous déménagez dans une autre commune et souhaitez transférer vos données d’inscription aux activités culturelles.
Comment exercer ce droit: Envoyez un e-mail à dpo@berchem.brussels en précisant votre demande de portabilité et la destination des données.
Notre réponse: Nous vous fournirons vos données dans un format électronique structuré, que vous pourrez transmettre à votre nouvelle commune.
Exemple 7: Retrait du consentement pour la newsletter
Situation: Vous ne souhaitez plus recevoir la newsletter communale.
Comment exercer ce droit: Cliquez sur le lien de désabonnement présent dans chaque newsletter ou envoyez un e-mail à communication@berchem.brussels.
Notre réponse: Votre désabonnement sera traité immédiatement et vous ne recevrez plus de communications.
Bon à savoir: L’exercice de vos droits est totalement gratuit. Toutefois, en cas de demandes manifestement infondées ou excessives, la commune peut exiger des frais raisonnables couvrant les coûts administratifs ou refuser de donner suite à la demande.
Puis-je demander l’effacement de toutes mes données conservées par la commune ?
Non, pas dans tous les cas. Pour les données que nous traitons sur la base d’une obligation légale (par exemple les données du registre de la population ou les permis d’urbanisme), nous ne pouvons pas procéder à leur effacement car nous sommes légalement tenus de les conserver. En revanche, pour les données traitées sur la base de votre consentement (comme l’inscription à la newsletter), vous pouvez demander leur effacement à tout moment.
Comment puis-je savoir quelles données la commune possède sur moi ?
Vous pouvez exercer votre droit d’accès en adressant une demande à notre DPO (dpo@berchem.brussels). Vous recevrez une réponse détaillée dans un délai d’un mois. Pour faciliter le traitement de votre demande, précisez si vous souhaitez accéder à l’ensemble de vos données ou uniquement à celles traitées par un service spécifique.
La commune partage-t-elle mes données avec d’autres organismes ?
La commune ne communique vos données qu’aux destinataires prévus par la loi ou mentionnés dans notre politique de confidentialité. Par exemple, certaines données du registre national peuvent être communiquées à d’autres administrations publiques dans le cadre de leurs missions légales. Nous ne vendons jamais vos données à des tiers commerciaux.
Si je fais l’objet d’une sanction administrative communale, qui a accès à cette information ?
Les informations relatives aux sanctions administratives communales sont accessibles uniquement au fonctionnaire sanctionnateur, aux services administratifs concernés et, le cas échéant, aux services de médiation. Ces données ne sont pas accessibles au grand public et sont conservées pendant une durée limitée (5 ans).
La commune a-t-elle le droit de filmer les événements publics ?
Oui, la commune peut capturer des images lors d’événements publics dans un but d’information et de promotion des activités communales. Ces captures sont considérées comme relevant de l’intérêt légitime de la commune. Toutefois, vous pouvez vous opposer à la publication d’images où vous êtes clairement identifiable, et une attention particulière est portée aux images d’enfants.
Comment sont protégées les données sensibles comme celles du service social?
Les données traitées par le service social font l’objet de mesures de sécurité renforcées : accès limité aux seuls agents concernés, traçabilité des accès, obligations de confidentialité strictes, et procédures spécifiques pour le partage d’informations avec d’autres organismes. Ces données ne sont jamais utilisées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées.
10. Formulaire de contact RGPD
Utilisez ce formulaire pour exercer vos droits en matière de protection des données ou pour toute question relative au traitement de vos données personnelles.