Privacy
Inleiding
De gemeente Sint-Agatha-Berchem hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens. Wij verbinden ons ertoe uw gegevens te verwerken op een transparante manier, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische wetgeving.
Dit privacybeleid heeft tot doel u te informeren over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen in het kader van onze opdrachten en diensten.
Als openbaar bestuur verwerkt de gemeente Sint-Agatha-Berchem uw persoonsgegevens voornamelijk op basis van wettelijke verplichtingen in het kader van haar taken van algemeen belang. In sommige gevallen kunnen we uw gegevens ook verwerken op basis van uw toestemming of in het kader van een contractuele relatie.
Verwerkingsverantwoordelijke
Gemeente Sint-Agatha-Berchem
Koning Albertlaan 33
1082 Sint-Agatha-Berchem
Tel: 02/464.04.11
info@berchem.brussels
Functionaris voor gegevensbescherming (DPO):
U kunt onze DPO contacteren voor vragen over de bescherming van uw gegevens:
E-mail: dpo@berchem.brussels
Post: DPO, Gemeente Sint-Agatha-Berchem, Koning Albertlaan 33, 1082 Sint-Agatha-Berchem
Conform de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: U kunt vragen welke gegevens wij over u hebben en een kopie daarvan krijgen.
- Recht op rectificatie: U kunt vragen om onjuiste gegevens over u te corrigeren.
- Recht op wissing: In bepaalde gevallen kunt u vragen om uw gegevens te wissen.
- Recht op beperking van de verwerking: U kunt vragen om het gebruik van uw gegevens te beperken.
- Recht van bezwaar: U kunt in bepaalde situaties bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
- Recht op overdraagbaarheid: U kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerde vorm te verkrijgen om deze aan een derde partij over te dragen.
Belangrijke opmerking: Bij verwerkingen op basis van een wettelijke verplichting of een taak van algemeen belang kunnen sommige van deze rechten beperkt zijn. U kunt bijvoorbeeld niet vragen om gegevens te wissen die wij wettelijk verplicht zijn te bewaren. Deze beperkingen zullen altijd worden gemotiveerd en uitgelegd in ons antwoord op uw verzoek.
Om deze rechten uit te oefenen, contacteert u onze DPO via de hierboven vermelde contactgegevens. Wij zullen binnen een termijn van één maand op uw verzoek antwoorden, tenzij de complexiteit van het verzoek een verlenging van deze termijn rechtvaardigt.
Als u van mening bent dat uw rechten niet zijn gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Voor elke verwerking vermelden wij de rechtsgrond volgens de artikelen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
- Art. 6.1.a : Verwerking op basis van uw toestemming
- Art. 6.1.b : Verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
- Art. 6.1.c : Verwerking noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
- Art. 6.1.e : Verwerking noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
- Art. 6.1.f : Verwerking noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke
Rijksregister en vreemdelingenregister
Doeleinden: Beheer van inschrijvingen in het bevolkings- en vreemdelingenregister, afgifte van identiteitsdocumenten, certificaten en uittreksels.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten, wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, nationaliteit, adres.
Bewaring: Onbepaalde duur, conform de wettelijke archiveringsverplichtingen.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, bij wet gemachtigde overheidsinstanties.
Akten van de burgerlijke stand
Doeleinden: Opstellen en bewaren van akten van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk, overlijden, enz.).
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Burgerlijk Wetboek, boek I, titel II).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, burgerlijke staat, familiebanden.
Bewaring: Onbepaalde duur, conform de wettelijke archiveringsverplichtingen.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, bij wet gemachtigde overheidsinstanties.
Beheer van paspoorten en verblijfsvergunningen
Doeleinden: Afgifte en beheer van paspoorten en verblijfsvergunningen.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, wetgeving betreffende reisdocumenten).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, foto, vingerafdrukken, handtekening.
Bewaring: 10 jaar vanaf de afgifte van het document.
Ontvangers: FOD Buitenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken.
Gemeentelijk strafregister
Doeleinden: Beheer van aanvragen voor uittreksels uit het strafregister.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, artikelen 595 en 596 van het Wetboek van Strafvordering).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, informatie betreffende veroordelingen.
Bewaring: Volgens de wettelijke termijnen van toepassing op het strafregister.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, bij wet gemachtigde overheidsinstanties.
Doeleinden: Behandeling van aanvragen voor stedenbouwkundige en milieuvergunningen, beheer van stedenbouwkundige overtredingen.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Brussels Wetboek van Ruimtelijke Ordening, Ordonnantie van 5 juni 1997 betreffende de milieuvergunningen).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, adres, kadastrale gegevens, plannen en technische documenten.
Bewaring: Onbepaalde duur voor afgegeven vergunningen (wettelijke archivering), 5 jaar na afsluiting van het dossier voor niet-geslaagde aanvragen.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, bevoegde gewestelijke administraties, overlegcommissies.
Beheer van openbare onderzoeken
Doeleinden: Organisatie van openbare onderzoeken met betrekking tot stedenbouwkundige projecten.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Brussels Wetboek van Ruimtelijke Ordening).
Categorieën van gegevens: Naam, adres, geformuleerde opmerkingen.
Bewaring: 5 jaar na de afsluiting van het openbaar onderzoek.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, gewestelijke administraties, overlegcommissies.
Doeleinden: Vaststelling en inning van gemeentelijke belastingen en heffingen.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Nieuwe Gemeentewet, gemeentelijke belastingreglementen).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, adres, bankgegevens, informatie betreffende de belastinggrondslag.
Bewaring: 7 jaar na de afsluiting van het betrokken fiscale jaar.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, gerechtsdeurwaarders in geval van gedwongen invordering.
Beheer van fiscale bezwaren
Doeleinden: Behandeling van bezwaren met betrekking tot gemeentelijke belastingen.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Ordonnantie van 3 april 2014 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillen inzake gemeentebelastingen).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, redenen voor bezwaar, bewijsstukken.
Bewaring: 7 jaar na de definitieve beslissing.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, College van Burgemeester en Schepenen.
Doeleinden: Beheer van procedures voor gemeentelijke administratieve sancties.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, adres, gegevens betreffende vastgestelde overtredingen.
Bewaring: 5 jaar vanaf de afsluiting van het dossier.
Ontvangers: Sanctionerende ambtenaar, politiediensten, bemiddelaars.
Gemeenschapswachten
Doeleinden: Toezicht op de openbare weg, preventie van overlast.
Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, Wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s).
Categorieën van gegevens: Beelden van videobewaking.
Bewaring: 1 maand, behalve in geval van een incident dat een langere bewaring vereist.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, politiediensten op verzoek..
Bewakingscamera’s
Finalités : Surveillance de la voie publique, prévention des incivilités.
Base légale : Obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD, Loi du 21 mars 2007 réglant l’installation et l’utilisation de caméras de surveillance).
Catégories de données : Images de vidéosurveillance.
Conservation : 1 mois, sauf en cas d’incident nécessitant une conservation prolongée.
Destinataires : Services communaux concernés, services de police sur demande.
Doeleinden: Beheer van aanvragen voor sociale bijstand, organisatie van activiteiten voor senioren.
Rechtsgrond: Taak van algemeen belang (Art. 6.1.e van de AVG), toestemming van de betrokkene (Art. 6.1.a van de AVG).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, sociaal-economische informatie, gezondheidsgegevens.
Bewaring: 5 jaar na het einde van de relatie met de begunstigde.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, OCMW, partnerorganisaties.
Hitteplan / winterplan
Doeleinden: Bescherming van kwetsbare personen tijdens periodes van hitte of extreme koude.
Rechtsgrond: Taak van algemeen belang (Art. 6.1.e van de AVG), toestemming van de betrokkene (Art. 6.1.a van de AVG).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, leeftijd, informatie over isolement, noodcontact.
Bewaring: Tot intrekking van de toestemming of 2 jaar na het laatste contact.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, nooddiensten indien nodig.
Doeleinden: Beheer van schoolinschrijvingen, organisatie van school- en buitenschoolse activiteiten.
Rechtsgrond: Taak van algemeen belang (Art. 6.1.e van de AVG), wettelijke verplichting (Art. 6.1.c van de AVG, decreten betreffende het onderwijs).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens van leerlingen en ouders, schooltraject.
Bewaring: Duur van de schoolperiode + 5 jaar.
Ontvangers: Onderwijsinstellingen, bevoegde onderwijsautoriteiten.
Buitenschoolse opvang
Doeleinden: Organisatie van buitenschoolse activiteiten en kinderopvang.
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b van de AVG), toestemming van de ouders (Art. 6.1.a van de AVG).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, relevante medische informatie, personen gemachtigd om het kind op te halen.
Bewaring: Lopend schooljaar + 1 jaar.
Ontvangers: Begeleidend personeel, betrokken gemeentelijke diensten.
Doeleinden: Organisatie van culturele evenementen, beheer van inschrijvingen voor activiteiten.
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b van de AVG), toestemming van de betrokkene (Art. 6.1.a van de AVG).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, interessegebieden.
Bewaring: 2 jaar na het laatste contact.
Ontvangers: Betrokken gemeentelijke diensten, culturele partners.
Gemeentelijke bibliotheek
Doeleinden: Beheer van uitleningen en inschrijvingen in de bibliotheek.
Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b van de AVG), toestemming van de betrokkene (Art. 6.1.a van de AVG).
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, uitleengeschiedenis.
Bewaring: Duur van de inschrijving + 1 jaar na de laatste uitlening.
Ontvangers: Bibliotheekpersoneel, betrokken gemeentelijke diensten
Doeleinden: Verzenden van gemeentelijke informatie en nieuwsbrieven.
Rechtsgrond: Toestemming van de betrokkene (Art. 6.1.a van de AVG).
Categorieën van gegevens: E-mailadres, naam, communicatievoorkeuren.
Bewaring: Tot intrekking van de toestemming of 3 jaar na het laatste contact.
Ontvangers: Communicatiedienst, technische verwerkers (verzendplatform).
Beheer van de gemeentelijke website
Doeleinden: Werking en verbetering van de website, bezoekstatistieken.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f van de AVG, verbetering van online diensten) en toestemming voor bepaalde cookies (Art. 6.1.a van de AVG).
Categorieën van gegevens: Verbindingsgegevens, cookies, IP-adres.
Bewaring: Variabel naargelang de doeleinden (zie cookiebeleid).
Ontvangers: IT-dienst, technische verwerkers.
Foto’s en video’s van evenementen
Doeleinden: Documentatie en promotie van gemeentelijke evenementen.
Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f van de AVG) voor groeps- of sfeerfoto’s, uitdrukkelijke toestemming (Art. 6.1.a van de AVG) voor individuele portretten.
Categorieën van gegevens: Afbeeldingen, video’s.
Bewaring: Gemeentelijke archieven voor evenementen van historisch belang, 5 jaar voor de andere.
Ontvangers: Publiek (gemeentelijke publicaties, sociale netwerken), gemeentelijke archieven.
Belangrijke opmerking: De gemeente verbindt zich er formeel toe geen individuele portretten te publiceren zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Gefotografeerde personen kunnen te allen tijde verzoeken om verwijdering van een afbeelding die hen betreft door contact op te nemen met onze DPO.
De gemeente Sint-Agatha-Berchem implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, met name tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging of beschadiging door ongeval.
Deze maatregelen omvatten:
- Regelmatige bewustmaking en opleiding van het gemeentepersoneel inzake goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming
- Implementatie van procedures voor toegangsbeheer tot gegevens volgens het need-to-know principe
- Beveiliging van lokalen en informatiesystemen
- Implementatie van audit- en controleprocedures
- Regeling van relaties met onze verwerkers door specifieke contractuele clausules
Ons personeel dat toegang heeft tot uw gegevens is gebonden door een vertrouwelijkheidsplicht en wordt opgeleid in goede praktijken op het gebied van gegevensbescherming.
Uw gegevens worden in principe niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, behalve in het kader van specifieke diensten waarvoor omkadering overdrachten kunnen plaatsvinden. Dit is het geval voor de AI-chatbot die geïntegreerd is op onze website (zie het onderdeel “Chatbot Frej.ai” hieronder), waarvan de werking een verwerking inhoudt door een onderaannemer die actief kan zijn in de Verenigde Staten. Deze overdrachten zijn omkaderd door de Standaard Contractuele Clausules die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd (SCC’s), de versleuteling van gegevens (TLS 1.3, AES) en de contractuele verbintenis om de gegevens niet te gebruiken voor de training van AI-modellen.
Voor elke andere verwerking, indien een overdracht buiten de EER zou plaatsvinden, zouden wij passende waarborgen invoeren overeenkomstig de AVG om de bescherming van uw gegevens te garanderen.
De Brusselse Ombudsman is een onafhankelijke instelling die bemiddelt tussen burgers en overheidsinstanties.
Elke belanghebbende persoon kan kosteloos een klacht indienen, schriftelijk of mondeling, bij de regionale ombudsman (Ombuds Brussel) over het functioneren van de gemeente.
Alvorens de ombudsman in te schakelen, moet u eerst contact opnemen met de gemeente om voldoening te zoeken door een e-mail te sturen naar het volgende adres: info@berchem.brussels met de vermelding dat het om een klacht gaat.
Als u niet tevreden bent met het antwoord op uw klacht, kunt u de zaak voorleggen aan de Ombudsman van Brussel :
- Via e-mail : klachten@ombuds.brussels
- Online : https://www.ombuds.brussels/nl/hulp-krijgen/klacht/formulier
- +32 2 549 67 00
- Per post : Ombuds Brussel, Oud Korenhuis 1, 1000 Brussel
- Op afspraak
De klacht moet betrekking hebben op feiten die zich hebben voorgedaan binnen de drie jaar voorafgaand aan de indiening van de klacht.
Wanneer een administratief of gerechtelijk beroep wordt ingesteld, kan de ombudsman de klacht parallel behandelen.
Wij benadrukken dat het beroep bij de Brusselse Ombudsman complementair is en geen vervanging vormt voor uw recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U kunt deze twee rechtsmiddelen gelijktijdig of achtereenvolgens uitoefenen, afhankelijk van de aard van uw bezorgdheid.
1. Beschrijving van de dienst
Onze website integreert een conversationele chatbot gebaseerd op kunstmatige intelligentie (Frej.ai) om u te helpen snel de informatie te vinden die u zoekt. Deze dienst is 24/7 beschikbaar.
De chatbot wordt geleverd door Norse AI Solutions AB, een Zweeds bedrijf (Askrikevägen 32, 181 46 Lidingö, Zweden).
2. Verzamelde gegevens
Bij het gebruik van de chatbot kunnen de volgende gegevens worden verzameld:
– Automatische gebruiksgegevens:
– Uw IP-adres
– Type browser en besturingssysteem
– Datum en tijd van uw interacties
– Inhoud van uw berichten
– Vrijwillige gegevens:
– Alle informatie die u ervoor kiest te delen in uw berichten
– Contactgegevens (naam, e-mail, telefoon) indien u deze verstrekt
⚠️ BELANGRIJK: Deel geen gevoelige gegevens (gezondheid, politieke of religieuze overtuigingen, rijksregisternummer, bankinformatie, enz.) in uw uitwisselingen met de chatbot.
3. Doeleinden van de verwerking
Uw gegevens worden verwerkt om:
– U geautomatiseerde antwoorden op uw vragen te geven
– De kwaliteit van de dienst te verbeteren
– De veiligheid te waarborgen en misbruik te voorkomen
– Het gebruik te analyseren om onze webinhoud te optimaliseren
4. Rechtsgrondslag
De verwerking is gebaseerd op onze opdracht van openbaar belang (artikel 6.1.e AVG) die ons verplicht om toegang tot administratieve informatie voor alle burgers te waarborgen.
5. Ontvangers van uw gegevens
Uw gegevens kunnen worden meegedeeld aan de volgende ontvangers:
– Norse AI Solutions AB (Zweden): exploitatie van het platform
– GleSYS AB (Zweden): hosting van gegevens
– OpenAI Ireland Ltd / OpenAI LLC (Ierland/Verenigde Staten):verwerking door kunstmatige intelligentie
– Bevoegd personeel [Gemeente/OCMW]: IT-diensten, communicatie
Uw gegevens worden nooit verkocht of gedeeld voor commerciële doeleinden.
6. Internationale overdrachten
Sommige van uw gegevens kunnen worden overgedragen naar de Verenigde Staten in het kader van verwerking door kunstmatige intelligentie (OpenAI LLC).
Deze overdrachten zijn omkaderd door:
– De Standaard Contractuele Clausules van de Europese Commissie (SCC’s)
– De versleuteling van uw gegevens (TLS 1.3, AES)
– De contractuele toezegging dat uw gegevens niet zullen worden gebruikt om AI-modellen te trainen
7. Bewaartermijn
Uw gesprekken worden maximaal 12 maanden bewaard en vervolgens automatisch en definitief verwijderd (inclusief back-ups).
8. Beveiliging
Uw gegevens zijn beschermd door:
– Versleuteling tijdens overdracht en in rust
– Hosting in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter (Zweden)
– Automatische detectie en verwijdering van gevoelige gegevens
– Strikte toegangscontroles
9. Raadpleging van gesprekken (proactieve monitoring)
De communicatiedienst kan geanonimiseerde gesprekken raadplegen om de kennisbasis van de chatbot en de inhoud van onze website te verbeteren.
10. Uw rechten
U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:
– Recht van toegang: een kopie van uw gegevens verkrijgen
– Recht op rectificatie: onjuiste gegevens corrigeren
– Recht op verwijdering: verwijdering van uw gegevens vragen
– Recht op beperking: bevriezing van uw gegevens vragen
– Recht van bezwaar: u verzetten tegen de verwerking van uw gegevens
– Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens in een gestructureerd formaat terughalen
Om uw rechten uit te oefenen, neem contact op met onze Functionaris voor Gegevensbescherming: dpo@berchem.brussels
Antwoordtermijn: maximaal 1 maand
11. Klacht
Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be – contact@apd-gba.be
12. Beperkingen van de chatbot
De chatbot is een kunstmatig intelligentiesysteem dat soms:
– Benaderingsantwoorden of fouten kan geven
– Bepaalde complexe vragen niet begrijpt
– Moeite heeft met zeer informele taal
⚠️ Voor elke belangrijke administratieve procedure raden wij u aan de informatie te verifiëren via onze officiële kanalen (telefoon, e-mail, loket).
De chatbot neemt geen geautomatiseerde administratieve beslissingen.
Alle beslissingen worden genomen door menselijke medewerkers.
13. Alternatieven voor de chatbot
Als u liever de chatbot niet gebruikt, kunt u contact met ons opnemen via:
– Telefoon: 02/464.04.11
– E-mail: info@berchem.brussels
– Contactformulier: https://berchem.brussels/contact.
– In persoon: Koning Albertlaan 33, 1082 Sint-Agatha-Berchem / Ma, Di, Wo : van 8u tot 16u ; Do : van 8u tot 19u ; Vr : van 8u tot 13u
14. Contact voor vragen
Voor alle vragen over de verwerking van uw gegevens via de chatbot:
Functionaris voor Gegevensbescherming
E-mail: dpo@berchem.brussels
De informatie in e-mails (inclusief bijlagen) verzonden door gemeentelijke diensten is uitsluitend bedoeld voor de geadresseerde en kan vertrouwelijke informatie bevatten en/of informatie die beschermd is door auteursrechten. Als u per vergissing een e-mail hebt ontvangen of als u redelijkerwijs kunt aannemen dat het bericht niet voor u bestemd is, wordt u verzocht de afzender hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen. Beschouw in dat geval de e-mail als nietig en verwijder deze. Elke publicatie, reproductie, kopie, distributie of andere verspreiding of gebruik door derden is verboden zonder uitdrukkelijke toestemming van de afzender.
Elke e-mail verzonden door gemeentelijke diensten blijft informeel. De inhoud van het bericht in de e-mail verbindt de Gemeente Sint-Agatha-Berchem slechts voor zover het wordt bevestigd door een geschrift ondertekend door een persoon die bevoegd is om de Gemeente rechtsgeldig te verbinden in overeenstemming met de artikelen 109 en 110 van de Nieuwe Gemeentewet of voorzien is van zijn elektronische handtekening zoals bepaald in de wet van 9 juli 2001.
De gemeente Sint-Agatha-Berchem stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat bestanden die vanaf haar netwerk worden opgeslagen en verzonden, vrij zijn van virussen. Noch de auteur van dit bericht, noch de Gemeente kan echter, behalve in geval van grove of opzettelijke fout van hun kant, aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van virussen die via e-mail worden overgedragen.
Dit privacybeleid kan periodiek worden bijgewerkt om veranderingen in onze verwerkingspraktijken of wettelijke ontwikkelingen weer te geven. De meest recente versie is beschikbaar op onze website.
Laatste update: 27/03/2025
Voorbeeld 1: Recht op inzage in het bevolkingsregister
Situatie: U wilt weten welke informatie de gemeente over u bewaart in het bevolkingsregister.
Hoe dit recht uit te oefenen: Stuur een e-mail naar dpo@berchem.brussels met een kopie van uw identiteitskaart. Specificeer uw verzoek om toegang tot gegevens uit het bevolkingsregister.
Ons antwoord: Binnen een termijn van één maand ontvangt u een document met een samenvatting van de informatie over u in het bevolkingsregister (identiteit, adres, burgerlijke staat, gezinssamenstelling).
Voorbeeld 2: Rectificatie van een fout in een akte van de burgerlijke stand
Situatie: U constateert een fout in uw huwelijksakte (spellingsfout in een naam).
Hoe dit recht uit te oefenen: Wend u tot de dienst Burgerlijke Stand met de bewijsstukken (originele akte, bewijs van de fout).
Ons antwoord: De dienst Burgerlijke Stand zal uw verzoek onderzoeken en, als de fout gegrond blijkt, overgaan tot rectificatie van de akte overeenkomstig de wettelijke procedures. U wordt geïnformeerd over het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.
Voorbeeld 3: Bezwaar tegen de publicatie van foto’s
Situatie: U verschijnt op een foto die op de gemeentelijke website is gepubliceerd na een evenement en u wilt dat deze foto wordt verwijderd.
Hoe dit recht uit te oefenen: Stuur een e-mail naar dpo@berchem.brussels met vermelding van de betreffende foto en verzoek om verwijdering.
Ons antwoord: Wij zullen uw verzoek onderzoeken en, behoudens doorslaggevend legitiem belang, de foto verwijderen of wijzigen om u niet identificeerbaar te maken.
Voorbeeld 4: Beperking van de verwerking bij betwisting van belasting
Situatie: U betwist een gemeentelijke belasting en wilt het gebruik van uw gegevens beperken tijdens het onderzoek van uw bezwaar.
Hoe dit recht uit te oefenen: Voeg bij uw fiscaal bezwaar een verzoek tot beperking van de verwerking van uw gegevens, gericht aan de DPO.
Ons antwoord: Wij zullen de verwerking van uw gegevens met betrekking tot deze belasting beperken tijdens het onderzoek van uw bezwaar, met uitzondering van verwerkingen waarmee u hebt ingestemd of die noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten in rechte.
Voorbeeld 5: Toegang tot gespreksgegevens met de chatbot
Situatie: U heeft vragen gesteld aan de chatbot en wilt weten welke gegevens werden opgeslagen.
Hoe dit recht uit te oefenen: Stuur een e-mail naar dpo@berchem.brussels met vermelding van de geschatte datum van uw interactie.
Ons antwoord: ns antwoord: Binnen een termijn van één maand zullen wij u de bewaarde gegevens die op u betrekking hebben meedelen. De gesprekken worden maximaal 12 maanden bewaard en vervolgens definitief verwijderd.
Goed om te weten: De uitoefening van uw rechten is volledig gratis. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan de gemeente echter redelijke kosten in rekening brengen voor de administratieve kosten of weigeren om gevolg te geven aan het verzoek.
Kan ik verzoeken om alle gegevens die de gemeente over mij bewaart te wissen?
Nee, niet in alle gevallen. Voor gegevens die wij verwerken op basis van een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld gegevens uit het bevolkingsregister of stedenbouwkundige vergunningen), kunnen wij niet overgaan tot wissing omdat we wettelijk verplicht zijn deze te bewaren. Voor gegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming (zoals inschrijving voor de nieuwsbrief), kunt u daarentegen op elk moment om wissing verzoeken.
Hoe kan ik weten welke gegevens de gemeente over mij heeft?
U kunt uw recht op inzage uitoefenen door een verzoek te richten aan onze DPO (dpo@berchem.brussels). U ontvangt binnen een termijn van één maand een gedetailleerd antwoord. Om de behandeling van uw verzoek te vergemakkelijken, gelieve te specificeren of u inzage wenst in al uw gegevens of alleen in die welke door een specifieke dienst worden verwerkt.
Deelt de gemeente mijn gegevens met andere organisaties?
De gemeente communiceert uw gegevens alleen aan de ontvangers die bij wet zijn voorzien of in ons privacybeleid zijn vermeld. Bijvoorbeeld, bepaalde gegevens uit het rijksregister kunnen worden meegedeeld aan andere overheidsinstanties in het kader van hun wettelijke opdrachten. Wij verkopen uw gegevens nooit aan commerciële derden.
Als ik onderworpen ben aan een gemeentelijke administratieve sanctie, wie heeft dan toegang tot deze informatie?
Informatie betreffende gemeentelijke administratieve sancties is alleen toegankelijk voor de sanctionerende ambtenaar, de betrokken administratieve diensten en, in voorkomend geval, de bemiddelingsdiensten. Deze gegevens zijn niet toegankelijk voor het grote publiek en worden voor een beperkte duur bewaard (5 jaar).
Heeft de gemeente het recht om publieke evenementen te filmen?
Ja, de gemeente kan beelden vastleggen bij publieke evenementen met het oog op informatie en promotie van gemeentelijke activiteiten. Deze opnames worden beschouwd als vallend onder het legitieme belang van de gemeente. U kunt echter bezwaar maken tegen de publicatie van beelden waarop u duidelijk identificeerbaar bent, en er wordt bijzondere aandacht besteed aan beelden van kinderen.
Slaat de chatbot van de gemeentelijke website mijn gesprekken op?
De chatbot verwerkt de inhoud van uw vragen om deze te beantwoorden. De gesprekken worden maximaal 12 maanden bewaard met het oog op de verbetering van de dienst, en vervolgens automatisch en definitief verwijderd. Deze gegevens worden niet gebruikt om modellen voor artificiële intelligentie te trainen. U kunt op elk moment de verwijdering van uw gegevens aanvragen door contact op te nemen met onze DPO (dpo@berchem.brussels).
12. AVG-contactformulier
Gebruik dit formulier om uw rechten inzake gegevensbescherming uit te oefenen of voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens.